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拟制首长，是秘书人员的一项经常性任务。拟制讲话稿的能力。是秘书人员必备的基本功。明确拟制首长讲话稿的基本要求，以及对秘书人员的素质要求和提高能力的途径等，对于促进和提高秘书人员拟制首长讲话稿的能力，既十分重要，又十分迫切。本文就这些问题谈几点粗浅看法。
一、拟制首长讲话稿的基本要求
1.符合上级精神。中央的路线、方针、政策，上级的指示精神，是拟制领导讲话稿首先要把握的一个重点。一份高质量的讲稿，不仅要完整、全面、准确地体现上级精神，而且要以上级精神为指导，紧密结合本单位、本系统的实际，提出创造性贯彻落实上级精神的意见和举措。贯彻上级精神，不是照抄照转，而是要准确地把握上级精神的实质，把上级精神自然而然地体现到讲稿中去。上级精神具有普遍的指导意义，而本单位的实际又有自己的特殊性，要把普遍性与特殊性有机地统一起来，特别要体现出创造性贯彻落实上级精神的要求。能否做到这一点，关键在于把上级精神与本单位实际结合起来的功夫怎么样。结合的功夫是硬功夫、深功夫，善不善于结合，是衡量秘书素质的重要标志。
2.符合首长意图。讲话稿必须符合首长意图，反映首长抓工作的思路，体现首长的思维特点和语言表述习惯。能不能做到这些，是衡量一篇讲稿质量的重要标准。如何才能使拟制的讲稿较好地符合首长意图呢？
首先，要把功夫下在平时对首长的工作思路、思维特点、行文习惯、语言特点等方面的研究上。这种研究的好处，有两个，一是可以熟悉掌握首长抓工作的规律和思维规律，在接受制讲话稿的任务后很快进入情况，高效率地成任务；二是可以发挥离首长近的优势。很好地向首长学习，学习首长的领导艺术、工作方法、工作作风等，尽快地提高自身的素质和能力。
其次，要及时地领会首长意图。一般情况下，首长在交待拟制讲稿任务的同时，也会交待意图，但也有只交任务不交待意图的情况。这时，就要采取汇报提纲或者送审初稿的办法，听取首长的意图。起草者最好能直接听取首长意图，防止层层传达，使首长意图走样。
再次，要妥善处理体现首长意图与发挥主观能动性的关系。一般来说，首长意图往往都是指导性的、比较原则的，不可能把所有具体问题都考虑到。所以，我们既要准确地领会、把握和体现首长意图，又要发挥主观能动性和创造性，以自己的创造性劳动，完善和拓展首长意图，使之具体化、条理化，形成符合逻辑和行文规范的、更加有条理的，丰满、完整的讲话稿。
最后，要善于站在首长的位置思考问题。就是说，要进行换位思考。一些同志写的首长话稿，思想不到位，层次上不去。一个重要的原因就是没有站到首长的高度来思考和研究问题、制定对策。所以，在拟制首长讲话稿时要进行换位思考。只有真正进入情况了，才能写出符合首长身份、符合首长意图的讲话稿。
3.符合工作实际。首长讲话的目的是为了指导工作。 因此，讲话稿有没有针对性、所提的思想观点、措施要求符不符合实际，工作中能不能行得通，就成了讲话稿的生命和关键。如何才增强讲话稿的针对性、指导性呢？首先要了解工作实际。只有深入开展调查研研，掌握实际情况、才能提出符合工作实际的真知灼见。调查研究.一般有两种方法.一种是深入基层、深入实际、实地考察.了解情况.通过去粗取精、去伪存真，由此及彼、由表及里的加工制作，从实际个发现问题，找到解决问题的规律和方法。另一种办法是在时间和条件不允许深入基层的情况下、要通过查阅资料、请教业务部门、电话寻问、书面调查等方法了解情况。 只有把讲话内容所要涉及的实际情况真正掌握了，摸透了，才可以动手拟制讲话稿.才能使讲话稿有的放矢、言之有物。
4、符合、思维的一般规律和语言规范。
第一，要遵循作文的一般规律。讲话稿一般应划分为议论文的范畴。要按照提出问题、分析问题、解决问题的逻辑顺序来思考文章的结构和内涵。具体到讲话稿，一般都要按照"为什么开展这项工作、如何开展这项工作、如何才能保证把这项工作、如何开展这项工作、如何才能保证把这项工作搞好"的思路，来形成讲话稿的大的结构框架和思路，然后再围绕大的结构，提出第二层次和第三层次的结构和内容。
第二，要遵循思维的一般规律。遵循思维规律，就要准确地使用概念.科学地进行判断和推理，正确地运用分析、综合、归纳、概括等方法，防止和克服级概念不清、不准，判断和推理不准，分析、归纳、概括不科学，逻辑关系混乱等问题。第三，要遵循语言文字规范。做到表述准确、言简章赅、语言生动、文风扑实、不讲长话。
二、对秘书人员拟制的素质要求
1、要有较高的思想理论素养，思想理论素养的高低、决定着每个人的世界观和方法论，决定着每个人的认知能力和认知水平。只有掌握和应用马克思主义的基本理论。才能使我们很好地认识和把握各项工作的持点和规律，使拟制的讲话稿更加符合客观实际。
2、要有较强的专业素质。就是要熟悉业务，懂得业务工作的规律，具备业务方面的相关知识。
3、要有较强的文字表达能力。文字表达能力的高低。对于文章的质量具有重要影响。一篇讲话稿，如果文字表达不准确、不规范，语言生硬，文法不通，即使有好的思想也无法表达出来。
4、要有较高的思维层次。思维层次决定着人们认识和把握客观世界内在本质的能力。一个高素质的参谋人员，必须有较高的思维层次，才能在拟制的首长讲话稿中提出真知灼见，使讲话内容更符合客观实际，更具科学性、指导性。
三、提高秘书人员拟制讲话稿能力的途径和方法
1、刻苦钻研。提高拟制讲话稿的能力，是一个长期积累和实践的过程，也是一个艰苦努力和严格的磨练过程。要勤奋学习，善于从别人的成果中汲取营养，充实提高自己。要勤于动手，善于积累。对于好的讲话稿、好的文章、好的词局等，都要把它作为资料积累起来，积累的越多，可供借鉴和参考的东西就越多，思路就越开阔。
2、实践锻炼。拟制讲话稿的能力是在实践中一步一步、一点一滴培养和提高的。加强实践锻炼，一方面要不畏艰难，积极参加拟制讲稿的任务，争取锻炼的机会。另一方面，要做有心人，在实践中学习，在实践中提高，争取做到实践一次，提高一次，经过多次实践的锻炼，必然会使自己的写作水平得到提高。
3、领导帮带。领导带领秘书人员拟制讲话稿，往往对提高秘书人员的写作水平有直接作用。所以，在条件允许的情况下，领导应尽可能多的带领秘书人员参加拟制讲话稿的工作，给他们创造更多的学习、实践和提高的机会。