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一、接受会议指令
办公室工作人员在接到会议指令时，应准确记录会议召开的各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。
二、会议方案制订
根据接到会议的指令和领导的有关要求，制订会议方案，内容主要包括:会议名称、主办单位、协办单位、时间、地点、议程、出席领导、参加人员、列席人员、拟邀请人员、会议文件资料准备、会场布置、安全、卫生、新闻报道、典型发言、颁奖、会议经费预算以及其它特殊要求。
三、会议方案审批
将拟定的会议方案报发指令领导或分管领导、主要领导审批。
四、会前筹备
（一）会议通知
1、会议一般应发书面或网上通知。电话通知的，应拟定简明扼要的通知稿，以传真为主。
2、通知内容包括:会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会期注意事项、联系电话等。
3、通知范围:参会领导、其他参会人员、本单位列席人员、媒体记者及相关单位，确定报名日期，要求在报名截至日期之前反馈参会人员的姓名、性别、单位、职务和联系方式。
4、通知下发后，应掌握应到会人员拟出席、请假情况并及时向领导汇报。
5、邀请省部级领导参加的会议，要以文件形式向领导人或者有关部门发。
（二）会议文件准备
由相关单位负责会议文件的准备，对需向大会提交的文件资料，应明确专人负责收集和分发，并与会务承办部门做好协调工作。会议文件主要有:
1、会议主体文件，包括主持辞、主题报告、专题报告、决议、领导讲话等。
2、会议程序文件，包括议程文件、日程安排、选举程序、表决程序等。
3、会议管理文件，包括会议须知、保密规定、作息时间等。
（三）会场布置
布置会场应体现会议的性质和需要，烘托会场气氛。
1、会场装饰
（1）党代表大会和党代表会议，背景布置党徽和红旗。
（2）根据会议需要在主席台悬挂会标、摆放花卉。
（3）根据会议需要悬挂标语、摆放花坛等。
2、会场座次排列
（1）主席台人员座次的排列。会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低排列，以主席台座位为准，无论人数单、双，均以最高领导为中心，然后依先左后右次序排列。如领导对座次安排有特殊交待，按领导意见办。
（2）标识座次的方法，采用在主席台或会议桌上摆放座签、在与会人员入场券上注明座次等方法。
（3）重大会议，印制座位图表，经有关领导审定后发给代表和有关人员。
（4）有一定级别领导人参加的会议，要在主会场旁边准备休息间，以准备领导人提前来了有休息的地方。
3、其他要求
（1）会场要考虑制冷、取暖、通风和消毒等事项。
（2）会场桌椅摆放应整齐划一，横成行、竖成列。铺有台布的桌面应干净整齐、颜色统一。
（3）座位牌要统一、规范、醒目，摆放要整齐。
（4）会场内音响、话筒、灯具等应提前2小时调试，会前10分钟重试，确保正常使用。同时准备备用品，随时应对突发情况。
4。特殊要求
（1）对表彰类会议，根据需要安排礼仪人员、音乐等。要求上述人员着装整齐，守纪律、听指挥。
（2）党代表大会和党代表会议等会议，根据需要安排工作人员宣读文件。
（3）对出席重要会议的领导和其他参会人员有着装要求的，应提前通知。
（4）涉密会议，应按有关保密规定和通知要求办理。
（5）重要会议会场应提醒与会人员关闭移动通讯工具。
（四）住宿、就餐安排
1、住宿。提前统计好住宿人数、性别、民族、预订客房、档次和房间数量，拟定房间分配方案，安排宾馆值班等。由会务人员提出要求，督促所在宾馆落实。
2、就餐。掌握就餐人员情况，包括少数民族人员及不同饮食习惯，提前2天确定就餐地点、食谱，安排卫生防疫，制作餐证等。由会务人员提出要求，督促餐厅、防疫部门落实。
（五）会议用品准备
提前制定周密方案或者开列用品准备清单，将所用物品的名称和数量详细列出。主要包括:
1、制作证牌。包括:座位牌、出席证（列席证）、工作证、车辆通行证、奖状、证书、文件袋等。
2、印制会务手册。包括:议程、日程、参会人员名单、房号、电话号、就餐安排、乘车安排等。
3、特殊会议，如召开选举性会议，应准备选票、选票箱、封条等，并准备填写选票用笔等物品。
（六）会议车辆安排
明确专人负责提前确定会议所需车辆，会议需要多辆车时应将车辆编号、排序。
（七）信访安全保卫工作
由会务人员协调院保卫处制定、落实预案。
（八）新闻报道工作
根据会议需要，院党委宣传部做好新闻报道工作或与新闻单位联系协助做好会议新闻报道工作，会议新闻稿件应经有关领导审批。
（九）卫生医疗、防疫工作
根据会议需要，院后勤管理部门制定或与医院和防疫部门联系，安排卫生防疫人员驻会并制定。
（十）会议经费编制
根据会议需要，编制会议经费，报关有关领导和部门审批。
五、会前检查
会议召开前，由办公室领导牵头对上述会议准备工作进行检查、调度，确保各项工作落实到位。对未完成的任务，明确专人限时完成，确保大会按时顺利召开。
六、会议报到
会务工作人员应至少提前30分钟到达会场并做好以下工作:
1、会议签到。要求与会人员本人签到。报到完毕后，应及时汇总情况，向会议主持人报告。会务工作人员在会前5分钟，对没有到会人员进行催促。
2、发放文件、资料。包括各种会议文件及出席证、列席证、房证、餐证等。
3、会议报到后需要召开预备会的，组织参会人员或参会代表召开预备会，布置会议相关工作。
4、会议开始前，引导与会人员入座，制止无关人员进入会场。
5、宣布会议纪律。开会时要关闭手机，进入会场不准吸烟，不准随意走动、交谈喧哗，涉密的会议强调有关保密纪律。
6、校党委会议、党政联席会、校长办公会等会议，有候会人员的应安排候会人员在候会室等候，确保会议衔接紧密、有序。
七、会中服务
1、会场服务人员应稳重大方、礼貌用语，适时搞好会场服务。
2、会议开始后，会务人员应巡视会场，维持会场秩序，发现不遵守纪律的情况，及时制止，妥善处理突发情况，确保会议顺利进行。
3、会议期间应安排专人值班，搞好会中服务。
4、根据需要安排有关人员做好会议简报、讨论记录和意见汇总工作。
5、校党委会议、党政联席会、校长办公会等重要会议的记录，应使用统一标准的会议记录纸，记录应真实、准确、完整，不得随意做增删改动。
八、会后工作
1、会议结束后，应疏导与会人员离开并检查会场，查看有无遗留物品、资料，清退会议室、客房等。
2、收回会议文件。对需要收回的会议文件，在会议结束时及时如数收回。
3、校党委会议、党政联席会、校长办公会等会议结束后，应及时整理会议纪要，报领导审定后，按规定范围发放。
4、会议文件的归档。将形成的所有文件包括会议方案、通知、报告、简报、记录、签到表等文件整理归档。
5、督办落实。根据会议部署或领导安排督办落实，并将督办情况向有关领导汇报。
6、会议经费结算。由会务工作人员、院财务处负责与会议有关服务单位进行经费结算。